Dokumentų valdymas
Neturint tinkamo projekto dokumentų valdymo, procesai gali vykti be reikiamų dokumentų, projektams gali trūkti reikiamos informacijos, o darbuotojai gali vargti su savo kasdieniais darbais. Dėl to dažnai yra netinkamai suderinti procesai arba programinė įranga, kuri neatitinka įmonės poreikių. Terra Project turi reikiamą modulį, dėl to yra puikus pasirinkimas kaip dokumentų valdymo sistema.
Kokie projekto dokumentų valdymo pranašumai?
Projekto dokumentų valdymas - tai projekto dokumentų kūrimo, bendrinimo ir valdymo procesas. Nuo pradinio projekto plano iki projekto užbaigimo dokumentacija yra bet koks dokumentas, kuris vaidina svarbų vaidmenį projekto gyvavimo cikle. Projekto dokumentacija suderina įmonės procesus, padeda komandoms priimti pagrįstus sprendimus ir užtikrina, kad visi žinotų, kaip sėkmingai įgyvendinti projektą.
Naudojant elektroninę dokumentų valdymo sistemą, nereikia naršyti pirmyn ir atgal tarp įvairių šaltinių. Ir nėra painiavos, kur saugomi tam tikri dokumentai. Visi projekto dokumentai yra vienoje vietoje ir matomi realiu laiku, darbuotojai gali lengvai rasti jiems reikalingą informaciją. Kadangi viskas talpinama toje pačioje vietoje, projekto komanda žino, kur kreiptis, kad surastų reikiamą informaciją. Terra
Project projektų valdymo sistemoje visą informaciją galima saugoti toje pačioje vietoje.
Dokumentų valdymo sistemos modulis leidžia kurti dokumentus, bendradarbiauti su komanda ir matyti bei rasti – visa tai vienoje platformoje. Tai reiškia, kad galima praleisti mažiau laiko ieškant pagrindinių dokumentų ir daugiau laiko dirbant produktyviai bei susitelkiant į darbą.
Elektroninių dokumentų valdymas
Projekto dokumentų valdymo planavimas suteiks tvirtą pagrindą nuo pat pradžių. Neturint tinkamo plano, gali trūkti krypties ir organizuotumo, kurio reikia, norint tvarkyti visus dokumentus.
Šių dokumentų tikslas – vesti tikslius įrašus apie tai, kas jau buvo padaryta ar planuojama, suteikiamas matomumas, kam priklauso kokios užduotys kiekviename projekte bet kuriuo metu. Gera sistema padeda darbuotojams sutaupyti laiko, kai jiems reikia informacijos. Tai taip pat padeda vadovams sekti pažangą, kad jie bet kuriuo žvilgsniu žinotų, kur viskas yra jų projektuose.
Dokumentai gali apimti šiuos įrašus:
- Projekto apimtis ir tikslai (pvz., tikslų sąrašas ir išplėstiniai tikslai);
- Reikalavimai arba specifikacijos, ką reikia padaryti (pvz., kiek žmonių tai dirbs; kokius įrankius jiems reikia pasiekti);
- Procesai viskam, pradedant darbuotojo priėmimu, pertraukų tvarkaraščiais, klientų aptarnavimu ir kt.;
- Veiksmų, kuriuos reikia atlikti atliekant užduotis / veiklą, susijusią su šiuo konkrečiu projektu, sąrašas, taip pat jų būsenos atnaujinimai, kad visi visada žinotų, kur viskas yra;
- Pirkimų/pardavimų dokumentų valdymas.
Projekto dokumentų valdymo sistemos nauda
Dokumentų valdymo sistema gali turėti daug naudos, laikantis elektroninių dokumentų valdymo taisyklių. Sistema padeda sekti informaciją, kuri buvo svarbi įvairiais projekto etapais. Tai leidžia darbuotojams efektyviau bendradarbiauti suteikiant jiems prieigą prie dokumentų, konkrečiai susijusių su užduotimi, kurią jie šiuo metu atlieka. Tai reiškia, kad mažiau laiko praleidžiama ieškant reikiamos informacijos.
Įmonės procesų standartizavimas yra vienas iš pagrindinių privalumų diegiant gerą projektinės dokumentacijos sistemą. Tai reiškia, kad visi organizacijos nariai dirbs pagal tuos pačius standartus, todėl bus lengviau valdyti projektus kaip visumą ir stebėti pažangą. Tai gali ilgainiui sutaupyti įmonių laiko ir pinigų.
Projekto dokumentų valdymas yra esminė bet kurio verslo dalis, tačiau tai gali būti sudėtinga. Raktas į sėkmę yra naudoti tinkamą sistemą, kurią būtų lengva naudoti ir kurią būtų lengva suprasti, tačiau ji taip pat būtų pakankamai lanksti, kad atitiktų nuolat besikeičiančius poreikius.
